Como gerir?
A gestão de um ambiente de impressão é uma tarefa extremamente complexa e frequentemente onerosa para muitos dos departamentos da sua organização, já que normalmente todos os departamentos requisitam hardware.
É necessário manter os custos sob controlo, fornecer acessórios e consumíveis e ainda acompanhar o rápido desenvolvimento desta tecnologia indispensável. Todo este processo é extremamente moroso e implica a ponderação de factores como a assistência técnica e o planeamento da manutenção. A gestão destes diferentes parceiros, a encomenda do serviço e o processamento das diferentes facturas conduzem a elevados custos, que não são transparentes.
O que fazer?
O objectivo é atingir uma renovação tecnológica na qual se consiga efectuar uma gestão e configuração remota do parque de impressão. Deve-se ajustar os equipamentos às necessidades dos utilizadores focando também a uniformização do parque. Com isto é possível obter uma racionalização de equipamentos a cor, reduções nas chamadas de suporte, uma manutenção e suporte pró activo dos equipamentos e uma redução no consumo de energia.
Como optimizar o ambiente de impressão?
Garantir um menor número de consumíveis em stock, obter uma maior clareza nos custos de impressão, reduzir o número de aquisições, facilidade na gestão do inventário, racionalizar e controlar o uso de impressões a cores, efectuar-se uma gestão remota dos consumíveis e reposição automática de stock e finalmente reduzir o consumo de papel com uma maior utilização do duplex são objectivos prioritários aquando do design de uma nova solução de impressão.
Estratégia de implementação:
Sendo o grande objectivo a optimização do ambiente de impressão, cópia, digitalização e fax, a CPCis propõe uma nova estratégia de output, assente em serviços e com uma filosofia de consolidação adequando os dispositivos às diversas necessidades, volumes e arquitectura dos locais de instalação.
O conceito desta nova estratégia é baseado naquilo a que chamamos Balanced Deployment:
- Utilização de dispositivos multifuncionais e impressoras;
- Centralização de funções de impressão, cópia por via da instalação de dispositivos multifuncionais;
- Harmonização das funcionalidades;
- Rede partilhada de impressoras e multifuncionais;
- Novas funcionalidades, tais como a digitalização e posterior envio para e-mail e para folder, permitirão aumentar a produtividade e reduzir custos de impressão.
Redução de custos directos:
- Eliminação de custos com a aquisição em equipamentos;
- Eliminação de custos com a aquisição em consumíveis;
- Economia com custos de papel – recurso ao frente e verso;
Redução de custos indirectos:
- Redução do consumo de energia eléctrica;
- Eliminação de custos pela ausência de processos de aquisição de consumíveis;
- Eliminação de custos pela ausência de processos de gestão de stocks de compras;
- Eliminação de custos pela ausência de processos de logística de hardware e software;
- Redução de desperdício e perdas;
- Eliminação de custos invisíveis com stocks de consumíveis.
Vantagens directas do outsourcing:
- Aquisição de equipamentos sem custos de investimento;
- Eliminação de custos de manutenção e de assistência técnica;
- Fim da depreciação de equipamentos;
- Substituição programada de equipamentos obsoletos;
- Manutenção e suporte permanentes dos equipamentos;
- Padronização de equipamentos e sistemas
- Atenção à necessidade de expansão do parque de impressão;
- Actualização de equipamentos durante e após o contrato;
- Monitorização dos equipamentos e dos níveis de consumíveis;
- Distribuição padronizada de equipamentos por serviço, por níveis de consumo e de utilizadores.